Angesichts der zunehmenden Komplexität der Fernarbeitslandschaft gibt es gemeinsame Standards, die alle Fernarbeitssoftware erfüllen sollte. Sicherheit, Benutzerfreundlichkeit und Leistung sind nicht verhandelbar.
In diesem Leitfaden erfahren Sie alles, was Sie wissen müssen, bevor Sie sich für eine Software für die Fernarbeit entscheiden, einschließlich:
- Die besten Möglichkeiten der Fernarbeit für 2024 und darüber hinaus
- Wichtige Faktoren, die Sie bei der Auswahl von Software für Fernarbeit berücksichtigen sollten
- Welche Sicherheits- und Leistungsmerkmale sind nicht verhandelbar?
- Kategorien von Fernarbeitssoftware und was sie unterscheidet
Worauf Sie bei Software für Fernarbeit achten sollten
Unabhängig vom Umfang Ihrer Arbeit und den organisatorischen Anforderungen muss jede solide Softwarelösung für Fernarbeit ein gewisses Maß an Sicherheit und Leistung garantieren. Wie können Sie also sicherstellen, dass Sie sich für die richtige Lösung entscheiden? Achten Sie auf Funktionen wie:
Ende-zu-Ende-Verschlüsselung
Dadurch wird sichergestellt, dass die zwischen den Teammitgliedern ausgetauschten Daten (ob über Remote Desktop, Instant Messaging oder Dateiaustausch) von Anfang bis Ende privat und sicher bleiben. RealVNC Connect bietet eine vollständige Sitzungsverschlüsselung, die den Sicherheitsstandards von Unternehmen entspricht und branchenspezifische Konformität für das Gesundheits- und Finanzwesen bietet.
Multi-Faktor-Authentifizierung (MFA)
Passwörter allein reichen nicht aus, um sich vor Cyber-Bedrohungen zu schützen. Mit MFA muss Ihr Team seine Identität mit mehreren Anmeldeinformationen (z.B. einem Passwort und einem einmaligen Passcode, der an ein mobiles Gerät gesendet wird) verifizieren.
Granulare Zugriffskontrolle
Administratoren können bestimmte Zugriffsebenen für verschiedene Benutzer festlegen, so dass nur autorisierte Personen auf sensible Dateien, Anwendungen oder Datenbanken zugreifen können.
Prüfen Sie dann die Benutzerfreundlichkeit und Funktionalität, indem Sie sie bewerten:
Interface Design und Reaktionsfähigkeit
Die Software sollte eine übersichtliche, einfache Benutzeroberfläche haben, die auch für Personen mit begrenzten technischen Kenntnissen leicht zu bedienen ist.
Plattformübergreifende Kompatibilität
Verfügbare Integrationen
Es gibt kein Tool, das für alle Anforderungen eines Unternehmens geeignet ist. Daher müssen Sie sicherstellen, dass sich Ihre Software für die Fernarbeit reibungslos in die Tools integrieren lässt, die Ihr Team bereits verwendet. Die Möglichkeit des API-Zugriffs ist ein Vorteil, auf den Sie achten sollten.
Zuverlässige Leistung
Das Letzte, was Sie wollen, ist, dass die Software mitten in einer Aufgabe oder während eines wichtigen Kundengesprächs abstürzt. Suchen Sie nach Software, die eine zuverlässige Betriebszeit verspricht. Wussten Sie, dass RealVNC Connect die niedrigste niedrigste Latenz unter den Tools für den Remote-Desktop-Zugriff mit nur 15,5 ms?
Schnelle Verbindungsgeschwindigkeit
Fernarbeitssoftware, die sich automatisch an die Geschwindigkeit Ihres Netzwerks anpassen kann, sorgt dafür, dass die Verbindung stark und stabil bleibt, auch wenn die Netzwerkbandbreite schwankt.
Weitere nützliche, aber sicherlich wichtige Funktionen sind:
- Instant Messaging
- Videokonferenzen
- Sicherer Dateiaustausch
Top Kategorien für Fernarbeitssoftware
Remote-Mitarbeiter benötigen eine Reihe von Tools, um ihre täglichen Aufgaben zu erfüllen. Von Projektmanagement-Tools bis hin zu Kommunikationskanälen – wir stellen Ihnen die fünf wichtigsten Kategorien von Software-Tools für Remote-Teams vor und zeigen Ihnen, welche Optionen Sie in jedem Fall in Betracht ziehen sollten.
1. Fernzugriff auf den Desktop
Wenn es um den Remote-Desktop-Zugriff geht, brauchen Sie eine Software, die schnell, sicher und benutzerfreundlich ist. Hier sind einige solide Optionen:
- RealVNC Verbinden Sie– Die erste Wahl für Geschäftsleute, die eine geringe Latenzzeit und hohe Sicherheit benötigen, während sie ihre Bürocomputer aus der Ferne nutzen. Mit Ende-zu-Ende-Verschlüsselung und granularer Zugriffskontrolle bietet es zuverlässige Leistung auf mehreren Plattformen (Windows, macOS, Linux). Seine Benutzerfreundlichkeit macht ihn zu einer guten Wahl für IT-Manager oder Remote-Teams.
- TeamViewer – Beliebt wegen seiner Einfachheit und der breiten Palette an Funktionen, einschließlich Fernsteuerung und Dateiübertragung. Es ist großartig für die plattformübergreifende Unterstützung, kann aber im Vergleich zu RealVNC eine höhere Latenz haben.
- AnyDesk – AnyDesk ist für seine Schnelligkeit und sein schlankes Design bekannt und verfügt über solide Sicherheitsfunktionen wie die Verschlüsselung auf Bankenniveau. Einige Benutzer könnten jedoch feststellen, dass es im Vergleich zu anderen Lösungen für den Fernzugriff auf Unternehmensebene an Kontrolle fehlt. Fernzugriffslösungen.
- LogMeIn – Bietet Fernverwaltungsfunktionen, einschließlich Unterstützung für mehrere Monitore und Dateifreigabe. Allerdings ist es teurer und einige Benutzer berichten von einer weniger intuitiven Benutzeroberfläche.
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2. Kommunikationstools für Telearbeiter
Ohne die richtige Einrichtung fällt die Zusammenarbeit auseinander, die Produktivität sinkt und Projekte verzögern sich. Welche Tools für die Teamkommunikation sollten Sie also in Betracht ziehen?
- Slack – Ein Favorit bei Startups und etablierten Unternehmen gleichermaßen. Mit Instant Messaging, Dateifreigabe und vielen Integrationen sorgt Slack für Ordnung in den Unterhaltungen. Es ist besonders praktisch für schnelle Updates, Brainstorming und um im Team-Chat in Verbindung zu bleiben, unabhängig von der Zeitzone. Aber es kann laut werden, wenn es nicht gut verwaltet wird.
- Microsoft Teams – Perfekt für größere Teams auf Unternehmensebene, die aus der Ferne arbeiten und an virtuellen Meetings teilnehmen. Es kombiniert Videokonferenzen, Chat und Dateifreigabe in einem Hub, der vollständig in Office 365 integriert ist. Es ist eine gute Wahl, wenn Ihr Team bereits in Microsofts Ökosystem lebt.
- Zoomen – Die erste Wahl für Videoanrufe bei der Fernarbeit. Es ist leichtgewichtig, zuverlässig und bietet Funktionen wie Bildschirmfreigabe und Gruppenräume. Ideal sowohl für Einzelgespräche als auch für Gespräche in großen Teams.
Alles in allem ist Integration der Schlüssel. Stellen Sie sicher, dass Ihre Kommunikationstools mit Projektmanagement- und Remote-Desktop-Software synchronisiert sind, um einen nahtlosen Arbeitsablauf zu gewährleisten. Ohne Integration müssen Sie zwischen verschiedenen Anwendungen hin- und herwechseln und die Produktivität des Remote-Teams geht verloren.
3. Projektmanagement-Tools
Projektmanagement-Software ist unverzichtbar, um Remote-Teams auf Kurs zu halten. Sie hilft bei der Rationalisierung von Arbeitsabläufen, stellt sicher, dass Fristen eingehalten werden, und bietet einen Überblick darüber, wer was tut. Hier finden Sie die besten Tools für das Projektmanagement bei Fernarbeit:
- Asana – Asana ist bekannt für seine Funktionen zur Aufgabenverwaltung und Projektverfolgung und sorgt dafür, dass alles organisiert bleibt. Sie können Zeitpläne aufstellen, Aufgaben zuweisen und den Fortschritt auf einen Blick verfolgen. Es ist ideal für Mitarbeiter, die an mehreren Projekten arbeiten.
- Trello – Trello ist einfach, aber effektiv und verwendet Kanban-Tafeln für die visuelle Verfolgung von Aufgaben. Sie können Aufgaben per Drag & Drop verschieben, in Echtzeit zusammenarbeiten und den Projektfortschritt ganz einfach verfolgen. Ideal für kleine Teams oder diejenigen, die einen eher minimalistischen Ansatz bevorzugen.
- Montag.de – Dieses hochgradig anpassbare Tool für das Aufgabenmanagement ermöglicht es Teams, ihre Arbeitsabläufe mühelos zu gestalten. Es kombiniert Tools für die Zusammenarbeit, Arbeitsmanagement und Automatisierung für ein flexibles Erlebnis bei der Verwaltung von Projekten.
Denken Sie daran, dass ein gutes Projektmanagement-Tool intuitiv und einfach zu bedienen ist. Sie wollen etwas, das keine stundenlange Einarbeitung erfordert und mit dem Sie sofort loslegen können, um Ihre Arbeit zu verwalten. Die Anpassbarkeit ist ein Pluspunkt, den Sie berücksichtigen sollten, da Sie so die Software an Ihre speziellen Bedürfnisse anpassen können.
4. Cloud-Speicher und Dateifreigabe
Cloud-Speicher bieten einen sicheren, zugänglichen Raum, in dem Teams Dateien speichern, gemeinsam nutzen und zusammenarbeiten können. Die Nutzung der Cloud an einem Remote-Arbeitsplatz ist ein Muss für Unternehmen, die wollen, dass jeder Zugriff auf die neuesten Versionen wichtiger Dokumente hat. Ziehen Sie die folgende Cloud-basierte Software in Betracht:
- Google Drive – Bietet Echtzeit-Zusammenarbeit über Google Docs, Sheets und Slides, so dass Teams gleichzeitig an gemeinsamen Dateien arbeiten können. Außerdem bietet es eine Versionskontrolle, so dass Sie bei Bedarf leicht auf frühere Versionen zurückgreifen können.
- Dropbox – Dies ist eine weitere beliebte Option, die für ihre einfache Benutzeroberfläche und ihre Funktionen zur gemeinsamen Nutzung von Dateien bekannt ist. Es lässt sich auch mit Tools wie Slack und Zoom integrieren, um Arbeitsabläufe zu vereinfachen.
- OneDrive – Das in Microsoft 365 integrierte OneDrive ist ideal für Teams, die Microsoft-Produkte verwenden. Es bietet sichere Dateifreigabe und Cloud-Speicher sowie die Integration von Collaboration-Software wie Word, Excel und PowerPoint.
Bei der Wahl einer Lösung, auf die jeder aus der Ferne zugreifen kann, ist die Datensicherheit entscheidend. Wenn Sie im Bereich der medizinischen Dienstleistungen tätig sind, müssen Sie prüfen, ob Ihr Anbieter eine starke Verschlüsselung, eine Multi-Faktor-Authentifizierung und die Einhaltung von Vorschriften wie GDPR oder HIPAA bietet.
5. Zeiterfassung und Produktivitätstools
Zeiterfassungs- und Produktivitätstools sind für die effiziente Verwaltung von Remote-Teams unerlässlich. Sie helfen dabei, Arbeitsstunden zu erfassen, die Produktivität zu überwachen und eine genaue Rechnungsstellung zu gewährleisten.
- Toggl – Bietet eine automatische Zeiterfassung mit einer benutzerfreundlichen Oberfläche, die es Ihnen erleichtert, Aufgaben über verschiedene Projekte hinweg zu verfolgen. Die Analysen zur Produktivitätsverfolgung geben Aufschluss darüber, wie die Zeit verbracht wird, und helfen virtuellen Teams, ihre Arbeitsabläufe zu optimieren.
- RescueTime – Es geht über das Tracking hinaus, indem es die digitalen Gewohnheiten analysiert und Berichte über die Produktivität erstellt. Es ist ideal, um Ablenkungen zu erkennen und die Konzentration zu verbessern.
- Ernte – Ein großartiges Tool, das die Zeiterfassung mit der Rechnungsstellung kombiniert und damit perfekt für Freiberufler oder Unternehmen ist, die nach Stunden abrechnen. Die Integration mit Projektmanagement-Tools wie Trello und Asana ist ebenfalls eine der wichtigsten Funktionen, die Sie berücksichtigen sollten.
6. Kreative und marketingbezogene Tools
Kreativ- und Marketingteams benötigen spezielle Tools für die Zusammenarbeit bei Design, Inhalten und Kampagnen für soziale Medien. Mit diesen Tools können Teams Grafiken für soziale Medien erstellen, Inhaltskalender verwalten und an visuellen Projekten zusammenarbeiten.
- Canva – Canva ist ein Favorit unter Marketingfachleuten und Designern und ermöglicht es Teams, alles von Grafiken für soziale Medien bis hin zu Präsentationen zu erstellen. Die intuitive Drag-and-Drop-Oberfläche und die umfangreiche Vorlagenbibliothek machen das Design auch für Nicht-Designer zugänglich. Canva lässt sich auch mit anderen Tools wie Slack und Dropbox integrieren, damit Sie Dateien einfach austauschen können.
- Adobe Creative Cloud – Diese Suite professioneller Tools umfasst Photoshop, Illustrator und Premiere Pro und ist damit ein Muss für Teams, die hochwertiges Design und Videobearbeitung benötigen. Die kollaborativen Funktionen von Creative Cloud ermöglichen es Teammitgliedern, Dateien gemeinsam zu nutzen und Inhalte in Echtzeit zu bearbeiten.
- Planbar – Für Marketingteams, die mehrere Social Media-Konten und Inhaltsformate verwalten, bietet Planable Planung, Überwachung und Analyse in einer Plattform. Außerdem verfügt es über Funktionen für die Zusammenarbeit bei Inhalten und die Planung von sozialen Medien.
Achten Sie bei der Auswahl von Kreativtools auf Funktionen, die die Zusammenarbeit, die Bearbeitung in Echtzeit und die Integration mit Projektmanagement-Software unterstützen.
7. Tools zur Geldverwaltung
Die Verwaltung der Finanzen in einer dezentralen Arbeitsumgebung erfordert Tools, die die Rechnungsstellung, die Kostenverfolgung und die Budgetierung vereinfachen. Diese Tools helfen dabei, die Finanzvorgänge transparent und organisiert zu halten, selbst bei verteilten Teams.
- QuickBooks – Diese Buchhaltungssoftware ist ideal für Unternehmen jeder Größe. Sie vereinfacht Buchhaltung, Rechnungsstellung, Gehaltsabrechnung und Steuererklärungen. QuickBooks lässt sich mit anderen Softwaretools wie PayPal und Shopify integrieren und ist damit eine vielseitige Option für Teams, die von unterwegs aus arbeiten.
- FreshBooks – FreshBooks ist ideal für Freiberufler und kleine Unternehmen und bietet eine einfache Rechnungsstellung, Zeiterfassung und Ausgabenverwaltung. Die benutzerfreundliche Oberfläche und die Automatisierungsfunktionen helfen, Zeit für finanzielle Aufgaben zu sparen, so dass sich die Teams mehr auf ihre Projekte konzentrieren können.
- Xero – Xero ist ein cloudbasiertes Buchhaltungstool, das sich hervorragend für die Verwaltung von Finanzen in verschiedenen Währungen eignet und somit ideal für Teams ist, die mit internationalen Kunden arbeiten. Es bietet Funktionen zur Finanzverfolgung in Echtzeit, zur Rechnungsstellung und zum Bankabgleich.
Achten Sie bei der Bewertung von Geldmanagement-Tools vor allem auf benutzerfreundliche Oberflächen, Automatisierungsfunktionen und die Integration mit Projektmanagement- und Zeiterfassungssoftware.
Bewährte Praktiken für die Implementierung von Fernarbeitssoftware
Wenn Sie Fernarbeitstools effektiv in Ihre Geschäftsabläufe integrieren möchten, sollten Sie diese Tipps befolgen:
1. Investieren Sie in klare Kommunikation und Schulung
Bevor Sie eine Software einführen, sollten Sie Zeit in klare Kommunikation und umfassende Schulungen investieren. Ihre Remote-Teams müssen genau wissen, wie sie die Tools für den Team-Chat, die gemeinsame Nutzung von Dateien und die Verfolgung von Aufgaben nutzen können.
Tools wie Slack und Microsoft Teams bieten beispielsweise intuitive Schnittstellen für Messaging und Zusammenarbeit, aber eine gründliche Einarbeitung ist unerlässlich, um die Funktionen optimal zu nutzen. Erstellen Sie Schulungsvideos oder eine Wissensdatenbank mit häufig gestellten Fragen, damit die Teammitglieder darauf zurückgreifen können, wenn sie Hilfe bei der Arbeit mit der neuen Plattform benötigen.
2. Regelmäßige Bewertung und Aktualisierung der Tools
Die beste Software entwickelt sich weiter, und das sollte auch für Sie gelten. Überprüfen Sie regelmäßig die Leistung der Software, suchen Sie nach Updates und erkunden Sie neu veröffentlichte Funktionen. Tools wie Monday und Asana bringen regelmäßig Updates heraus, um die Projektmanagement-Workflows zu verbessern. Vergewissern Sie sich, dass Ihre bevorzugte Software immer noch auf die sich ändernden Bedürfnisse Ihres Teams abgestimmt ist und sich gut mit Videokonferenzplattformen wie Zoom oder Google Meet integrieren lässt.
Unser Tipp? Vereinbaren Sie einen vierteljährlichen Überprüfungstermin, um zu beurteilen, wie die Software für Ihr Remote-Team funktioniert und ob neue Integrationen die Effizienz steigern könnten.
3. Priorisieren Sie Datensicherheit und Compliance
Der Schutz sensibler Informationen ist von entscheidender Bedeutung, insbesondere beim Umgang mit Kundendaten. Bei Lösungen wie RealVNC Connect steht die Datensicherheit mit Funktionen wie End-to-End-Verschlüsselung und granularen Zugriffskontrollen an erster Stelle. Wenn Sie Ihre Software regelmäßig auf die Einhaltung von Sicherheitsvorschriften (z.B. GDPR oder HIPAA) hin überprüfen, können Sie sicher sein, dass Ihr Remote-Team sicher arbeitet.
Implementieren Sie die Multi-Faktor-Authentifizierung (MFA) auf allen Plattformen, um eine zusätzliche Sicherheitsebene zu schaffen. Eine Studie von Microsoft ergab, dass MFA blockiert 99,9% aller automatisierten Cyberangriffe.
4. Fördern Sie die Anpassungsfähigkeit mit mobilen und Zeiterfassungs-Tools
Ein erfolgreiches Remote-Team lebt von Flexibilität. Verwenden Sie Software, die sich mit mobilen Geräten integrieren lässt, die Zeiterfassung unterstützt und Zugang zu Teambesprechungen an einem zentralen Ort bietet. Toggl oder Harvest eignen sich beispielsweise hervorragend für die Zeiterfassung von Aufgaben und die Gewährleistung von Verantwortlichkeit bei gleichzeitiger Förderung der Flexibilität.
5. Förderung der asynchronen Kommunikation für mehr Flexibilität
Fördern Sie die Verwendung von asynchronen Kommunikationstools, um Teammitglieder in verschiedenen Zeitzonen oder mit unterschiedlichen Arbeitszeiten zu unterstützen. Google Drive und Dropbox ermöglichen die gemeinsame Nutzung von Dateien und Dokumenten in Echtzeit, während Trello oder Notion es den Teams ermöglichen, Notizen und Aktualisierungen zu hinterlassen, auf die sie jederzeit zugreifen können. Sie steigern nicht nur die Produktivität, sondern reduzieren auch Burnout, indem Sie ein gesünderes Gleichgewicht zwischen Arbeit und Privatleben fördern.
Kontinuierliche, aktive und relevante Kommunikation ist wichtig, aber auch Achtsamkeit gegenüber der Zeit. Reaktionsfähig zu sein kann auch bedeuten, alle zwei bis drei Stunden zu antworten. Wenn Sie asynchron kommunizieren, verringern Sie den Druck der ständigen Erreichbarkeit und geben Ihrem Team Autonomie über seine Arbeitszeiten.
Um sicherzustellen, dass Sie die richtige Software für die Fernarbeit in Ihrem Unternehmen wählen, zögern Sie nicht, die kostenlose Testversion Ihres Lieblingsprogramms zu testen, bevor Sie sich festlegen. Starten Sie mit RealVNC Connect – es ist kostenlos, schnell und sicher.
Remote-Teams brauchen die richtige Technik, um zu funktionieren. Wählen Sie weise.
Die Wahl der richtigen Lösung für die Fernarbeit ist entscheidend für den Erfolg Ihres Unternehmens. Die von Ihnen gewählten Tools wirken sich direkt auf die Produktivität, die Zusammenarbeit und die Sicherheit Ihrer Remote-Teams aus. Konzentrieren Sie sich also bei der Bewertung der Optionen auf Schlüsselfaktoren wie:
- Sicherheit
- Benutzererfahrung
- Leistungsmerkmale
- Preisstaffeln
Diese Elemente bestimmen, wie reibungslos Ihr Remote-Team arbeiten wird und wie effektiv Sie sensible Daten schützen können.
Wenn Sie nach einer Lösung suchen, die sich durch einen hervorragenden Remote-Desktop-Zugriff auszeichnet, sollte RealVNC Connect ganz oben auf Ihrer Liste stehen. Es bietet großartige Sicherheitsfunktionen, eine benutzerfreundliche Plattform und einen günstigen Preis. Mit RealVNC Remote Access erhalten Sie eine Lösung, bei der die Datensicherheit im Vordergrund steht, ohne dass die Benutzerfreundlichkeit oder die Leistung beeinträchtigt wird.
Wenn Sie für das Jahr 2024 und darüber hinaus planen, sollten Sie sich die Zeit nehmen, die spezifischen Anforderungen Ihres Unternehmens an die Telearbeit zu bewerten.
Häufig gestellte Fragen
Welche Software eignet sich am besten für Fernarbeit?
Die beste Software für Fernarbeit hängt von Ihren Bedürfnissen ab. Slack und Microsoft Teams sind die besten Kommunikationstools, während Asana und Trello sich hervorragend für die Projektverwaltung eignen. Für den Remote-Desktop-Zugriff ist RealVNC Connect aufgrund seiner geringen Latenz und seiner starken Sicherheitsfunktionen eine führende Wahl.
Wie kann ich entfernte Mitarbeiter überwachen?
Zur Überwachung von Mitarbeitern, die von zu Hause aus arbeiten, verwenden Sie Zeiterfassungstools wie Toggl oder RescueTime. Diese Plattformen bieten Einblicke in die Produktivität und erfassen die für Aufgaben aufgewendeten Stunden. In Kombination mit Projektmanagement-Tools wie Monday.com können Sie sicherstellen, dass Remote-Teams auf Kurs bleiben.
Was ist Fernarbeitssoftware?
Fernarbeitssoftware bezieht sich auf die Verwendung von Tools wie Slack, RealVNC Connect und Asana, um zusammenzuarbeiten, Projekte zu verwalten und zu kommunizieren, ohne in einem physischen Büro zu sein. Diese Tools helfen Teams dabei, in Verbindung zu bleiben, Arbeitslasten zu verwalten und aus der Ferne zu arbeiten.
Stirbt die Telearbeit aus?
Nein, die Fernarbeit nimmt weiter zu, vor allem in der Technologie-, Marketing- und Kreativbranche. Zum Beispiel arbeiten 67,8 % der Angestellten in der Technologiebranche ganz oder überwiegend aus der Ferne, so die Statista.
Welches ist das beste digitale Werkzeug für die Arbeit von zu Hause aus?
Welches digitale Tool für die Fernarbeit am besten geeignet ist, hängt von Ihren Bedürfnissen ab. Viele Profis bevorzugen Toggl für die Zeiterfassung und RealVNC Connect für den Fernzugriff auf den Desktop. Für die Zusammenarbeit sind Google Drive und Slack weit verbreitet, um Projekte reibungslos abzuwickeln. Wenn es um kreative Arbeit geht, z.B. in einer Online-Marketing-Agentur mit Teams, die Grafiken für soziale Medien erstellen, sind Tools wie Canva und Adobe Illustrator die erste Wahl.
