Dada la complejidad cambiante del panorama del trabajo a distancia, hay normas comunes que todo software de trabajo a distancia debe cumplir. La seguridad, la facilidad de uso y el rendimiento no son negociables.
En esta guía, profundizaremos en todo lo que necesitas saber antes de elegir tu software de trabajo a distancia, incluyendo:
- Las mejores opciones de trabajo a distancia para 2024 y más allá
- Factores clave a tener en cuenta al seleccionar un software de trabajo a distancia
- Qué características de seguridad y rendimiento no son negociables
- Categorías de software de trabajo a distancia y en qué se diferencian
Qué buscar en un software de trabajo a distancia
Independientemente del alcance de tu trabajo y de tus necesidades organizativas, cualquier solución sólida de software de trabajo remoto debe garantizar un cierto nivel de seguridad y rendimiento. Entonces, ¿cómo puedes asegurarte de que estás eligiendo la solución adecuada? Querrás buscar características como:
Cifrado de extremo a extremo
Esto garantiza que los datos compartidos entre los miembros del equipo (ya sea a través de escritorio remoto, mensajería instantánea o compartición de archivos) permanezcan privados y seguros de principio a fin. RealVNC Connect ofrece un cifrado completo de la sesión que cumple las normas de seguridad de nivel empresarial y ofrece conformidad específica del sector para sanidad y finanzas.
Autenticación multifactor (AMF)
Las contraseñas por sí solas no bastan para proteger contra las ciberamenazas. Con la AMF, tu equipo debe verificar su identidad utilizando varias credenciales (por ejemplo, una contraseña y un código de acceso de un solo uso enviado a un dispositivo móvil).
Control de acceso granular
Los administradores pueden definir niveles de acceso específicos para distintos usuarios, de forma que sólo el personal autorizado pueda acceder a archivos, aplicaciones o bases de datos sensibles.
Después, comprueba la usabilidad y funcionalidad evaluando:
Diseño de la interfaz y capacidad de respuesta
El programa debe tener una interfaz limpia y sencilla, por la que sea fácil navegar, incluso para quienes tienen conocimientos técnicos limitados.
Compatibilidad entre plataformas
Integraciones disponibles
Ninguna herramienta se adapta a todas las necesidades empresariales, por lo que asegurarse de que tu software de trabajo a distancia se integra sin problemas con las herramientas que ya utiliza tu equipo es imprescindible. La opción de acceso a la API es un punto a favor que debes buscar.
Rendimiento fiable
Lo último que quieres es que el software se bloquee en mitad de una tarea o durante una llamada importante de un cliente. Busca un software que prometa tiempo de actividad fiable. ¿Sabías que RealVNC Connect ha demostrado la latencia más baja entre las herramientas de acceso remoto a escritorios, con sólo 15,5 ms?
Rápida velocidad de conexión
El software de trabajo a distancia que puede autoajustarse a la velocidad de tu red garantiza que la conexión se mantenga fuerte y estable, incluso cuando el ancho de banda de la red fluctúe.
Otras características agradables de tener, pero sin duda importantes, son:
- Mensajería instantánea
- Videoconferencia
- Compartir archivos de forma segura
Principales categorías de software de trabajo a distancia
Los trabajadores a distancia necesitan un conjunto de herramientas para realizar sus tareas a diario. Desde herramientas de gestión de proyectos a canales de comunicación, exploraremos las cinco categorías principales de herramientas de software para equipos remotos y las mejores opciones a considerar para cada una de ellas.
1. Acceso remoto al escritorio
Cuando se trata del acceso remoto al escritorio, necesitas un software que sea rápido, seguro y fácil de usar. Aquí tienes algunas opciones sólidas:
- RealVNC Conecta– Una opción para los profesionales que necesitan baja latencia y alta seguridad mientras utilizan remotamente los ordenadores de su oficina. Con encriptación de extremo a extremo y control de acceso granular, ofrece un rendimiento fiable en múltiples plataformas (Windows, macOS, Linux). Su facilidad de uso lo convierte en una gran elección para los responsables de TI o los equipos remotos.
- TeamViewer – Popular por su sencillez y su amplia gama de funciones, como el control remoto y la transferencia de archivos. Es muy bueno para la compatibilidad entre plataformas, pero puede tener una latencia más alta en comparación con RealVNC.
- AnyDesk – Conocido por su velocidad y su diseño ligero, cuenta con sólidas funciones de seguridad como el cifrado a nivel bancario, pero algunos usuarios pueden encontrarle carencias en el control a nivel empresarial en comparación con otras soluciones de acceso remoto.
- LogMeIn – Ofrece funciones de gestión remota, incluido el soporte multimonitor y el uso compartido de archivos. Sin embargo, es más caro y algunos usuarios afirman que su interfaz es menos intuitiva.
2. Herramientas de comunicación para trabajadores a distancia
Sin la configuración adecuada, la colaboración fracasa, la productividad disminuye y los proyectos se retrasan. Entonces, ¿qué herramientas de comunicación en equipo deberías tener en cuenta?
- Slack – Una de las favoritas tanto de las startups como de las empresas consolidadas. Con mensajería instantánea, intercambio de archivos y muchas integraciones, Slack mantiene las conversaciones organizadas. Es especialmente útil para actualizaciones rápidas, lluvias de ideas y para mantenerse conectado en el chat del equipo, independientemente de las zonas horarias. Pero puede volverse ruidoso si no se gestiona bien.
- Equipos Microsoft – Perfecto para grandes equipos de nivel empresarial que trabajan a distancia y participan en reuniones virtuales. Combina videoconferencia, chat y uso compartido de archivos en un solo centro, totalmente integrado con Office 365. Es una opción sólida si tu equipo ya vive en el ecosistema de Microsoft.
- Zoom – La herramienta de trabajo remoto para videollamadas. Es ligera, fiable y ofrece funciones como pantalla compartida y salas de reuniones. Ideal tanto para llamadas individuales como para grandes equipos.
En definitiva, la integración es clave. Asegúrate de que tus herramientas de comunicación se sincronizan con el software de gestión de proyectos y de escritorio remoto para conseguir un flujo de trabajo fluido. Sin integración, acabarás alternando entre aplicaciones y perdiendo la productividad del equipo remoto.
3. Herramientas de gestión de proyectos
El software de gestión de proyectos es esencial para mantener el rumbo de los equipos remotos. Ayuda a agilizar los flujos de trabajo, garantiza el cumplimiento de los plazos y proporciona visibilidad sobre quién está haciendo qué. Aquí tienes las mejores herramientas de trabajo remoto para la gestión de proyectos que debes tener en cuenta:
- Asana – Conocido por sus funciones de gestión de tareas y seguimiento de proyectos, Asana mantiene todo organizado. Puedes establecer plazos, asignar tareas y seguir el progreso de un vistazo. Es ideal para empleados remotos que trabajan en varios proyectos.
- Trello – Simple pero eficaz, Trello utiliza tableros Kanban para el seguimiento visual de tareas. Puedes arrastrar y soltar tareas, colaborar en tiempo real y ver fácilmente el progreso del proyecto. Ideal para equipos pequeños o para quienes prefieren un enfoque más minimalista.
- lunes.com – Esta herramienta de gestión de tareas, altamente personalizable, permite a los equipos crear sus flujos de trabajo con facilidad. Combina herramientas de colaboración, gestión del trabajo y automatización para una experiencia flexible en la gestión de proyectos.
Ten en cuenta que una buena herramienta de gestión de proyectos es intuitiva y fácil de usar. Quieres algo que no requiera horas de formación y que te permita entrar y empezar a gestionar tu trabajo de inmediato. La personalización es un punto a favor a tener en cuenta, ya que te permite adaptar el software a necesidades específicas.
4. Almacenamiento en la nube e intercambio de archivos
El almacenamiento en la nube proporciona un espacio seguro y accesible donde los equipos pueden almacenar, compartir y colaborar en archivos. Utilizar la nube en un lugar de trabajo remoto es imprescindible para las empresas que quieren que todo el mundo tenga acceso a las últimas versiones de los documentos importantes. Considera el siguiente software basado en la nube:
- Google Drive – Ofrece colaboración en tiempo real a través de Google Docs, Sheets y Slides, permitiendo a los equipos trabajar simultáneamente en archivos compartidos. También proporciona control de versiones, lo que facilita volver a versiones anteriores si es necesario.
- Dropbox – Esta es otra opción popular, conocida por su sencilla interfaz y sus capacidades para compartir archivos. También se integra con herramientas como Slack y Zoom para simplificar los flujos de trabajo.
- OneDrive – Integrado con Microsoft 365, OneDrive es ideal para equipos que utilizan productos de Microsoft. Ofrece un uso compartido seguro de archivos y almacenamiento en la nube, junto con integraciones de software de colaboración como Word, Excel y PowerPoint.
Al elegir una solución a la que cualquiera puede acceder remotamente, la seguridad de los datos es crucial. Si estás en el campo de los servicios médicos, debes comprobar si tu proveedor ofrece un cifrado fuerte, autenticación multifactor y cumplimiento de normativas como GDPR o HIPAA.
5. Herramientas de control del tiempo y productividad
Las herramientas de control horario y productividad son esenciales para gestionar eficazmente los equipos remotos. Ayudan a controlar las horas de trabajo, supervisar la productividad y garantizar una facturación precisa.
- Toggl – Ofrece un seguimiento automático del tiempo con una interfaz fácil de usar, que facilita el seguimiento de tareas en distintos proyectos. Sus análisis de seguimiento de la productividad ofrecen información sobre cómo se emplea el tiempo, ayudando a los equipos virtuales a optimizar sus flujos de trabajo.
- RescueTime – Va más allá del seguimiento analizando los hábitos digitales y proporcionando informes sobre los niveles de productividad. Es ideal para identificar distracciones y mejorar la concentración.
- Cosecha – Una gran herramienta que combina el seguimiento del tiempo con la facturación, lo que la hace perfecta para autónomos o empresas que facturan por horas. La integración con herramientas de gestión de proyectos como Trello y Asana es también una de las características clave a tener en cuenta.
6. Herramientas creativas y de marketing específicas
Los equipos creativos y de marketing necesitan herramientas especializadas para colaborar en campañas de diseño, contenidos y redes sociales. Estas herramientas ayudan a los equipos a crear gráficos para redes sociales, gestionar calendarios de contenidos y colaborar en proyectos visuales.
- Canva – Canva, uno de los favoritos de vendedores y diseñadores, permite a los equipos crear de todo, desde gráficos para redes sociales hasta presentaciones. Su intuitiva interfaz de arrastrar y soltar y su amplia biblioteca de plantillas hacen que el diseño también sea accesible para los no diseñadores. Canva también se integra con otras herramientas como Slack y Dropbox para compartir archivos fácilmente…
- Adobe Creative Cloud – Este conjunto de herramientas de calidad profesional incluye Photoshop, Illustrator y Premiere Pro, por lo que es imprescindible para los equipos que necesitan diseño y edición de vídeo de alta calidad. Las funciones de colaboración de Creative Cloud permiten a los miembros del equipo compartir archivos y editar contenidos en tiempo real.
- Planable – Para los equipos de marketing que gestionan varias cuentas de redes sociales y formatos de contenido, Planable ofrece programación, supervisión y análisis en una sola plataforma. También incluye funciones de colaboración de contenidos y planificación de redes sociales.
Al elegir herramientas creativas, busca funciones que permitan la colaboración, la edición en tiempo real y la integración con software de gestión de proyectos.
7. Herramientas de gestión del dinero
Manejar las finanzas en un entorno de trabajo remoto requiere herramientas que simplifiquen la facturación, el seguimiento de gastos y la elaboración de presupuestos. Estas herramientas ayudan a mantener las operaciones financieras transparentes y organizadas, incluso con equipos distribuidos.
- QuickBooks – Este programa de contabilidad es ideal para empresas de todos los tamaños. Simplifica la contabilidad, la facturación, las nóminas y la declaración de impuestos. QuickBooks se integra con otras herramientas de software como PayPal y Shopify, por lo que es una opción versátil para equipos remotos.
- FreshBooks – Perfecto para autónomos y pequeñas empresas, FreshBooks ofrece una sencilla facturación, seguimiento del tiempo y gestión de gastos. Su interfaz fácil de usar y sus funciones de automatización ayudan a ahorrar tiempo en las tareas financieras, para que los equipos puedan centrarse más en sus proyectos.
- Xero – Xero, una herramienta de contabilidad basada en la nube, destaca en la gestión de finanzas en varias divisas, lo que la hace ideal para equipos remotos que trabajan con clientes internacionales. Ofrece funciones de seguimiento financiero, facturación y conciliación bancaria en tiempo real.
Al evaluar las herramientas de gestión monetaria, da prioridad a las interfaces fáciles de usar, las funciones de automatización y las integraciones con software de gestión de proyectos y de control del tiempo.
Buenas prácticas para implantar un software de trabajo a distancia
Si quieres implantar eficazmente herramientas de trabajo a distancia en las operaciones de tu empresa, sigue estos consejos:
1. Invierte en comunicación y formación claras
Antes de desplegar cualquier software, invierte tiempo en una comunicación clara y una formación exhaustiva. Tus equipos remotos necesitan saber exactamente cómo utilizar las herramientas para el chat de equipo, compartir archivos y hacer un seguimiento de las tareas.
Por ejemplo, herramientas como Slack y Microsoft Teams ofrecen interfaces intuitivas para la mensajería y la colaboración, pero una formación completa es esencial para aprovechar al máximo sus funciones. Crea vídeos de formación o un centro de conocimientos con preguntas frecuentes para asegurarte de que los miembros del equipo puedan consultarlas cuando necesiten ayuda para trabajar en la nueva plataforma.
2. Evaluar y actualizar regularmente las herramientas
El mejor software evoluciona, y tu uso de él también debería hacerlo. Revisa regularmente el rendimiento del software, comprueba si hay actualizaciones y explora las nuevas funciones lanzadas. Herramientas como Monday y Asana lanzan con frecuencia actualizaciones para mejorar los flujos de trabajo de la gestión de proyectos. Asegúrate de que el software al que recurres sigue ajustándose a las necesidades cambiantes de tu equipo y se integra bien con plataformas de videollamada como Zoom o Google Meet.
¿Nuestro consejo? Establece una revisión trimestral para evaluar cómo está funcionando el software para tu equipo remoto y si alguna nueva integración podría aumentar la eficiencia.
3. Priorizar la seguridad de los datos y el cumplimiento
Proteger la información sensible es fundamental, sobre todo cuando se manejan datos de clientes. Soluciones como RealVNC Connect dan prioridad a la seguridad de los datos con funciones como el cifrado de extremo a extremo y controles de acceso granulares. Auditar regularmente tu software para comprobar que cumple las normas de seguridad (como GDPR o HIPAA) significa que tu equipo remoto trabaja de forma segura.
Implanta la autenticación multifactor (MFA) en todas las plataformas para añadir una capa adicional de seguridad. Según un estudio de Microsoft La AMF bloquea el 99,9% de todos los ciberataques automatizados.
4. Fomentar la adaptabilidad con herramientas móviles y de seguimiento del tiempo
Un equipo remoto de éxito se nutre de la flexibilidad. Utiliza software que se integre con dispositivos móviles, admita el seguimiento del tiempo y proporcione acceso a las reuniones del equipo en una ubicación centralizada. Por ejemplo, Toggl o Harvest son excelentes para controlar el tiempo dedicado a las tareas y garantizar la responsabilidad, al tiempo que promueven la flexibilidad.
5. Promover la comunicación asíncrona para la flexibilidad
Fomenta el uso de herramientas de comunicación asíncrona para apoyar a los miembros del equipo que se encuentran en zonas horarias diferentes o con horarios de trabajo variables. Google Drive y Dropbox permiten compartir archivos y colaborar en documentos en tiempo real, mientras que Trello o Notion permiten a los equipos dejar notas y actualizaciones a las que se puede acceder en cualquier momento. A la vez que aumentas la productividad, reducirás el agotamiento promoviendo un equilibrio más saludable entre la vida laboral y personal.
La comunicación continua, activa y relevante es importante, pero también lo es ser consciente del tiempo. Ser receptivo también puede significar responder cada dos o tres horas. Cuando te comunicas de forma asíncrona, reduces la presión de la disponibilidad constante, dando a tu equipo autonomía sobre sus horarios de trabajo.
Para asegurarte de que eliges el software de trabajo remoto adecuado para tu empresa, no dudes en explorar la versión de prueba gratuita de tu herramienta favorita antes de comprometerte. Empieza con RealVNC Connect – es gratis, rápido y seguro.
Los equipos remotos necesitan la pila tecnológica adecuada para funcionar. Elige bien.
Elegir la solución de trabajo remoto adecuada es crucial para el éxito de tu organización. Las herramientas que elijas afectan directamente a la productividad, la colaboración y la seguridad de tus equipos remotos. Así que, al evaluar las opciones, céntrate en factores clave como:
- Seguridad
- Experiencia del usuario
- Características de rendimiento
- Niveles de precios
Estos elementos determinan la fluidez con la que trabajará tu equipo remoto y la eficacia con la que puedes proteger los datos sensibles.
Si buscas una solución que destaque en el acceso remoto a escritorios, RealVNC Connect debería ser la primera de tu lista. Ofrece grandes prestaciones de seguridad, una plataforma fácil de usar y un precio asequible. Con el acceso remoto RealVNC, obtienes una solución que prioriza la seguridad de los datos sin sacrificar la experiencia del usuario ni el rendimiento.
Mientras planificas para 2024 y más allá, tómate el tiempo necesario para evaluar las necesidades específicas de trabajo a distancia de tu organización.
Preguntas frecuentes
¿Qué software es mejor para el trabajo a distancia?
El mejor software de trabajo a distancia depende de tus necesidades. Slack y Microsoft Teams son las mejores herramientas de comunicación, mientras que Asana y Trello destacan en la gestión de proyectos. Para el acceso remoto al escritorio, RealVNC Connect es una opción líder por su baja latencia y sus sólidas funciones de seguridad.
¿Cómo puedo controlar a los empleados remotos?
Para controlar a los empleados que trabajan desde casa, utiliza herramientas de seguimiento del tiempo como Toggl o RescueTime. Estas plataformas proporcionan información sobre la productividad y controlan las horas dedicadas a las tareas. Combinadas con herramientas de gestión de proyectos como Monday.com, puedes asegurarte de que los equipos remotos se mantienen en el buen camino.
¿Qué es el software de trabajo a distancia?
El software de trabajo a distancia se refiere al uso de herramientas como Slack, RealVNC Connect y Asana para colaborar, gestionar proyectos y comunicarse sin estar en una oficina física. Estas herramientas ayudan a los equipos a mantenerse conectados, gestionar las cargas de trabajo y trabajar a distancia.
¿Está desapareciendo el trabajo a distancia?
No, el trabajo a distancia sigue creciendo, sobre todo en las industrias tecnológicas, de marketing y creativas. Por ejemplo, el 67,8% de los empleados del sector tecnológico trabajan total o principalmente a distancia, según Statista.
¿Cuál es la mejor herramienta digital para trabajar desde casa?
La mejor herramienta digital para el trabajo a distancia depende de tus necesidades. Muchos profesionales prefieren Toggl para el seguimiento del tiempo y RealVNC Connect para el acceso remoto al escritorio. Para la colaboración, Google Drive y Slack se utilizan mucho para que los proyectos avancen sin problemas. Cuando se trata de trabajo creativo, por ejemplo, una agencia de marketing online con equipos que crean gráficos para las redes sociales, herramientas como Canva y Adobe Illustrator son la mejor elección.
